実習先へ電話をかける!緊張しない方法と事前の準備

2018年8月27日

実習先への電話が憂鬱で、スマホ片手に、ため息をついている実習生の皆様、こんばんは。

リハビリを目指す学生であれば、避けては通れないのが実習です。

そして、実習が始まる1週間前に、実習先へ連絡するのが通例となっています。

初めてのコンタクトですので、心臓がドキドキしますよね。

そこで今日は、緊張しないための方法と、電話を掛ける際の注意点について、お伝えしていきたいと思います。

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緊張しないために

電話を掛けるのは慣れです。

仕事で色々な電話を掛けたり、受けたりしていると、自然に緊張しなくなります。

しかし、不慣れな電話対応、さらに実習先となると、緊張しないで!というのも、無理な話しですね。

それでは、少しでも緊張がほぐれるよう、電話に関するお話を、1つずつ進めていきましょう。

電話をつないでもらおう

電話番号の最後のボタンを押したら、もう後戻りはできません!覚悟を決めましょう。

しかし、病院や施設に電話を掛けたからといって、すぐにリハビリスタッフが出る訳ではありません。

一般的には、病院の総務課、もしくは医事課につながると思われます。

この人達は、1日に何十回、何百回と電話対応しているので、リハビリの実習生からの電話もお手のものです。

だからこの時点での緊張は無意味なので、リラックスしましょう。

それでは電話します!

プルルル、プルルル、プ、ガチャ!

病院受付
はい、こちらA病院です
実習生
お忙しい所すみません、私、B学校のCと申します
病院受付
はい、お世話になっております
実習生
お世話になっております。 実習の件でお電話させて頂きました。リハビリテーション課のD先生にお繋ぎ頂けますでしょうか?
病院受付
かしこまりました、少々お待ちください
実習生
よろしくお願い致します

ここまでは、テンプレートでいけます。

まずは、自分の所属と名前を、ゆっくりと丁寧に伝えましょう。

名前と要件が聞き取りにくいと、違う部署や人につながって、ややこしいことになる可能性があります。

台本を作って、それを見ながら話すと、気持ちにゆとりが生まれますよ!

担当PTにつながったら

バイザー
お電話変わりました、PTのDと申します
実習生
はじめまして、私、B学校のCと申します。お忙しい所、恐れ入りますが、来週からの実習についてお電話させて頂きました、今、少々お時間頂いてもよろしいでしょうか?
バイザー
はい、大丈夫ですよ

まずは、こんな感じで、バイザーに伝えましょう。

質問する内容は、恐らくどの学生も一緒だと思います。

 ・実習初日の集合時間と場所

 ・自転車はどこに停めればよいのか

 ・初日の服装について

 ・昼食のことについて(持参?社食?)

 ・持ち物(検査器具、パソコンなど)

その他には、

 ・どのような疾患が多いのか

 ・担当するケースは決まっているのか

・ 何を勉強しておけばよいのか

などの質問がありますが、この質問はバイザーによっては、嫌う人もいるかと思います。

どうしても聞きたい場合は、空気を読みながらジャブを打ってみて下さい。

質問が終わったら

バイザー
他に何か質問ありますか?
実習生
質問は以上になります、ありがとうございました。それでは来週からよろしくお願い致します
バイザー
はい、それでは気を付けていらして下さい
実習生
ありがとうございます、それでは失礼致します

とまぁ、こんな感じで、お礼と挨拶を伝えて終わりです。切る時は、相手が受話器を置くまで、待機しておきましょう。

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注意点について

それでは、実習先に電話を掛ける際、注意して欲しいことを、1つずつお伝えしていこうと思います。

電話を掛ける時間帯

臨床をやっている時間に、わざわざ電話をかける人はいないと思います。

理想は、お昼休みか、終業後ですね。

厳密には、お昼ご飯を食べ終わり、歯磨きも終えたであろう12時45分頃かと思います。夕方であれば、カルテを書き始める16時45分頃ですかね。

もしもバイザー会議などで、事前にお会いする機会があるのであれば、電話を掛ける時間帯について、質問しておくと良いでしょう。

不在の場合の対応

リハビリテーション課に電話はつながったものの、担当PTがいないというケースも考えられます。

その場合「あわわ…」とならないよう、事前に台本を用意しておきましょう。

その場にいない場合

病棟に行っている、カンファレンスに出席しているなどの理由で、その場にいないこともあります。

その場合には、何時頃に戻る予定なのかを聞いた上で、

実習生
それでは、お戻りになられる時間に、再度、こちらからお電話させて頂きます。ありがとうございました。それでは失礼致します。

と返して、一度切りましょう。

30分くらいと言われた場合、30分よりも少し余裕をもって、折り返すと良いと思います。

その場合には、冒頭に「度々すみません」と付けてから、会話するようにして下さい。

出勤していない場合

電話した日に、担当PTがお休みしていることもあります。

その場合には、

「明日はご出勤の予定でしょうか?」

と、次の出勤日を確認しておきましょう。

実習生
それでは、明日の同じ時間に、再度、こちらからお電話させて頂きます。ありがとうございました。それでは失礼致します。

と先方に伝えて、電話を切りましょう。

恐らく、電話があったことは伝わると思いますので、次の出勤日に合わせて、必ず電話をしましょう。

おわりに

さて、実習先への電話の掛け方について、緊張しない方法と、注意点を伝えてみました。

第一印象って大事だし、ここで躓きたくないので、ガッチガチになってしまうのも無理はありません。

しかし、電話を受ける側として求めることは、ゆっくりと聞き取りやすい声で話して頂きたい位です。

そのための事前準備として、台本を書いて、読む練習をして、本番に臨んで下さいな。

それでは今日はこの辺りで、アドュー!

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